Медиа-Гид для организаторов

Это краткое руководство поможет вам широко распространить информацию о событиях вашего Дня климатических последствий, а также даст советы о том, как построить успешные отношения с журналистами для поддержки вашего сотрудничества в будущем. Будьте готовы начать работу со средствами массовой информации, как только у вас появится план мероприятий, так как может потребоваться несколько попыток, чтобы их заинтересовать!

Шаги 1 – 4 можно сделать на одной групповой встрече, шаги 5 и 6 требуют небольшой «беготни». Шаг 7 должна быть легким, и шаг 8 – это лишь некоторые последующие мероприятия.

1. Создайте захватывающую идею события!

Первым шагом для вашей группы является создание уникальной и творческой идеи Вашего мероприятия, что привлечет внимание средств массовой информации. Чем более уникально событие, тем более вероятно внимание средств массовой информации (никто не захочет читать о том, что случалось 100 раз прежде). Вот несколько прекрасных идей для стимулирования ваших творческих фантазий! http://world.350.org/russian/2012/04/креативные-идеи-акций/

Помните, что вам не обязательно иметь 1000 человек для создания массовки – иногда самые творческие мероприятия организовать проще всего.

2. Медиа – шум

Если ваша группа нацелена на привлечение внимания средств массовой информации до начала мероприятия, нужно «создать шум» (и это также может привлечь больше людей для участия в вашем мероприятии). Вы можете сделать это с помощью традиционных СМИ, таких как радио и газеты, а также с помощью новых средств массовой информации – Twitter и Facebook сообщений. Попробуйте связаться с несколькими симпатичными журналистами, блоггерами или шоу-хостами и с их помощью распространить информацию в преддверии мероприятия. Подумайте об объявлении, которое сможете дать до начала вашего мероприятия, чтобы создать некоторую новость, шумовой эффект (например, объявить кого-то важного, кто примет участие в мероприятии).

3. Целевые средства массовой информации

Этот шаг не займет слишком много времени. Определите, какие местные / региональные СМИ (газеты, радио и ТВ станции и т.д.) могут быть заинтересованы в вашем мероприятии. Ваша группа может обсудить, какие СМИ имеют непосредственное отношение к событию или могут оказать информационную поддержку, например, DJ (радио-ведущие), известные своим интересом к общественным проблемам. Затем свяжитесь с этими источниками для подготовки обновленной контактной информации для журналистов, ди-джеев, продюсеров ТВ-шоу и т. д. Это ваш «список средств массовой информации»/ «медиа лист». Имейте в виду, что в выходные и в будние дни работают разные журналисты. Так как ваше мероприятие состоится в субботу, убедитесь, что у вас нужные контакты!

4. Развивайте свое сообщение / историю

Обладая следующей информацией, вы будете лучше подготовлены к работе с журналистами и общению с прессой о мероприятии:

• Будьте организованы: не все журналисты имеют хорошее понимание того, что такое изменение климата, поэтому подготовьте краткую информацию об этом, чтобы помочь журналистам лучше осветить ваше мероприятие (это может быть определенная информация о вашей группе, последствиях изменения климата или материалы, размещенные на 350.org или других веб-сайтах). Вы можете создать одну страницу документа, который вы отправите журналистам по электронной почте, а также напечатаете и раздадите в день мероприятия. Кроме того, решите, кто в вашей группе будет основной докладчик и кто запасные люди, тоже готовые к выступлению.

• Разработайте основные тезисы: список от 3 до 4 ключевых сообщений, с которыми вы выступите в День климатических последствий (например, что такое день климатических последствий, какое местное воздействие наблюдается, что мы можем сделать с последствиями изменения климата, каких действий мы ждем от наших Лидеров).

• Поделитесь историей: в то время как цифры и факты важны при демонстрации реальности изменения климата и необходимости неотложных действий, хорошая история может помочь получить расположение публики (журналистам также всегда нужен хороший рассказ для медиа – сюжета). Для Дня климатических последствий подумайте о личной истории, которой сможете поделиться. Может быть, это история о том, что побудило вас заняться проблемой изменения климата или как вы (или кто-то на этом мероприятии) лично наблюдали последствия изменения климата. Фермер, который потерял половину своего стада из-за засухи, является более убедительным, чем статистика отсутствия осадков.

• Соответствующие зацепки: Во время создания ваших сообщений и историй, убедитесь, что у вас есть “зацепки”, которые делает их особенно интересными и актуальными (то, что делает это событие особенным, заслуживающим внимания, подчеркните влияние изменения климата на членов сообщества, бизнеса, окружающую среду и т.д.).

• Практика! Практикуйте ролевые игры с интервью и пресс-контактами! Может быть, страшно выступать перед телевизионной камерой или говорить в радио-микрофон, но небольшая практика поможет вам найти свой ритм и успокоить нервы.

ВНИМАНИЕ! Вы можете использовать простые шаблоны пресс-анонса и пресс-релиза Connect the Dots по-русски, которые можно закачать на этой странице, внизу.

5. Постройте отношения со средствами массовой информации

Хорошо, а теперь за работу:

• Обзвоните свой список средств массовой информации. Очень важен первый контакт с конкретным журналистом или ди-джеем. Вежливо представьтесь и расскажите ему/ей о вашем мероприятии. Постарайтесь убедить его/ее, что это событие заслуживает освещения в СМИ (будьте осторожны, не преувеличивайте; журналисты очень не любят, когда они появляются на мероприятии, не соответствующем тому, что было обещано, и, вероятно, не посетят вас в следующий раз). Стоит наладить контакт (как правило, по электронной почте), чтобы поделиться более подробной информацией о событии.

• Будьте ресурсом для СМИ: журналисты нуждаются в вас так же сильно, как и вы в них. Вам необходимо осветить вашу проблему и донести ваши сообщения, им нужна свежая информация и реальные истории, что вы и можете предоставить. Создайте себе репутацию источника точной информации, соответствующего срокам, способного обеспечить дополнительные контакты и источники, что всегда украшается умными цитатами или столь необходимыми фактами.

• Встретьтесь с ними физически, по возможности: Встреча с журналистом лицом к лицу – это прекрасная возможность познакомиться с ним/ней гораздо лучше и найти общий интерес. Сделайте ваше сообщение кратким, интересным и актуальным. Репортеры не будет слушать вас только потому, что вы правы – на вас обращают внимание, когда вы говорите по делу. Ваша встреча станет плодотворной, если вам удастся заинтересовать репортера и впечатлить запланированными действиями.

• Последующие действия: у журналистов мало времени, но вы всегда можете с помощью телефонного звонка, текстовых сообщений или коротких электронных писем напомнить о себе. Будьте вежливы и не преследуйте их. У них куча дел со многими другими “убедительными” историями.

• Оплата журналистам: в некоторых странах репортерам требуется оплата освещения событий, таких как глобальный день действий. Эта плата обычно покрывает их транспортные расходы и проведение мероприятий. Организаторы должны иметь это в виду при планировании мероприятий и, если возможно, увеличить бюджет для покрытия этих расходов. Может быть так, что однажды посетив ваше мероприятие, корреспондент узнает надежность вашей группы, оправданность медиа-освещения ваших мероприятий, поэтому плата за будущую совместную работу может быть снижена или отменена.

6. Пресс – анонс и пресс-релиз

Для хорошего медиа – освещения необходимо:

За 3-4 дня до начала мероприятия написать пресс-анонс (скачать шаблон), который содержит ответы на вопросы: кто, что, когда, где и почему, а затем разослать его по своему списку средств массовой информации. После напомните о событии телефонным звонком и сообщите, что есть доступные для интервью спикеры. Распространите новость по социальным сетям!

За 1 день до события, отправить пресс-релиз с более подробной информацией о мероприятии и цитатами ваших ключевых спикеров. Обзвоните журналистов, чтобы рассказать новости и напомнить о событии. Очень активно используйте Twitter и Facebook!

5 мая сделайте финальный обзвон и персональные электронные сообщения в средства массовой информации, чтобы убедиться, кто точно придёт. Распечатайте подготовленный документ для СМИ и пресс-релиз. Назначьте одного или двух человек из оргкоманды ответственными за распространение этих материалов среди журналистов. Убедитесь в том, что собирается контактная информация со всех журналистов, которые появляются на мероприятии. Убедитесь, что все спикеры или интервьюеры помнят ключевые сообщения, которые запланировали донести в этот день, в том числе и в Twitter! Сразу после события, отправьте пост-релиз с информацией о том, сколько человек приняли участие в событии, какие результаты были достигнуты, цитаты из ключевых спикеров, а также ссылки на любые имеющиеся фото и видео.

7. Фото

Команда 350.org убедилась, что фотографии происходящих событий являются невероятно мощным способом рассказать историю, особенно историю растущего движения людей по всему миру, которые принимают меры для решения климатического кризиса. Эти фотографии будут использованы в различных ситуациях в течение нескольких месяцев и даже лет после самого события, чтобы помочь достучаться до умов и сердец. Таким образом, даже если журналисты придут на ваше мероприятие с профессиональными фотографами, убедитесь, что кто-то в вашей группе назначен быть “официальным” фотографом мероприятия. Здесь вы можете найти отличные советы, как сделать хорошую фотографию: world.350.org/russian/2012/04/фото-советы/

И не забудьте отправить нам самые лучшие!

8. Дальше, дальше, дальше

Вот несколько важных советов для последующих шагов после вашего мероприятия:

• После мероприятия разошлите свои фотографии и рассказ о событии в блоги и другие социальные медиа для создания пост-шумов!

• Ваши отношения с журналистами не прекращаются в конце мероприятия. Это распространенная ошибка, что организаторы 350.org должны исчезнуть! Поэтому не забывайте следить за публикациями и поблагодарите их за внимание.

• Затем с течением времени поддерживайте связи с журналистами, сообщайте о текущих и будущих действиях, чтобы они могли продолжать информационно освещать ваших мероприятий.

• Соберите газетные статьи и другие публикации о вашем мероприятии, так как это очень полезно для документирования ваших усилий и, возможно, для привлечения финансирования для поддержки планов в будущем.

Наконец, многие ведущие СМИ борются за сохранение популярности, поэтому у них меньше времени для охвата всего, происходящего в обществе. Упорно трудитесь, но не унывайте, если вы не получите должного СМИ покрытия. Создайте свое социальное медиа, извлеките уроки из ошибок и лучше подготовьтесь в следующий раз!